Partita IVA negli Stati Uniti: EIN, ITIN e numeri statali

Risposta breve

Negli Stati Uniti non esiste la partita IVA: non c’è un’IVA federale né un numero unico che la sostituisca. L’impresa usa l’EIN, il numero fiscale federale rilasciato gratuitamente dall’IRS, e si registra presso gli Stati in cui deve riscuotere sales tax o versare imposte sul lavoro. Le persone fisiche senza SSN usano l’ITIN quando hanno un obbligo fiscale federale. Quali numeri servono dipende da forma giuridica, Stato, attività e dipendenti, e va verificato caso per caso.

EIN: il numero fiscale federale dell’impresa

L’EIN identifica l’impresa presso l’IRS. Serve, tra l’altro, se l’impresa ha dipendenti, se opera come corporation o partnership o se deve presentare determinate dichiarazioni; in pratica è richiesto anche dalle banche e, per la LLC unipersonale con socio estero, per gli adempimenti del modulo 5472.

• La domanda all’IRS è gratuita: diffida di chi presenta l’EIN come un servizio a pagamento dell’amministrazione.
• La procedura online richiede un SSN o un ITIN del responsabile (responsible party). Chi non li ha presenta il modulo SS-4 tramite il canale per i richiedenti internazionali: per telefono al numero dell’IRS dedicato, per fax o per posta.
• L’EIN si chiede di regola dopo la costituzione della società nello Stato scelto, perché i dati dell’entità devono già esistere.

ITIN e SSN: i numeri delle persone fisiche

L’ITIN è un numero di nove cifre che l’IRS rilascia a chi ha bisogno di un identificativo fiscale federale ma non può ottenere un SSN; si richiede con il modulo W-7. Serve, per esempio, al socio non residente che deve presentare una dichiarazione federale. L’ITIN non autorizza a lavorare negli Stati Uniti, non dà diritto a prestazioni previdenziali e non vale come documento d’identità fuori dal sistema fiscale.

Registrazioni statali: sales tax e imposte sul lavoro

Oltre all’EIN, l’impresa può dover ottenere un numero fiscale statale presso il Department of Revenue o l’ufficio equivalente di ciascuno Stato in cui ha obblighi, per esempio per:

• riscuotere e versare la sales tax sulle vendite imponibili;
• versare ritenute e contributi statali sui dipendenti;
• presentare dichiarazioni statali sul reddito o tasse annuali previste dallo Stato.

La sales tax non è un’IVA: è decisa da ogni Stato e dagli enti locali, con regole diverse su cosa è tassato e su quando sorge l’obbligo. L’obbligo di registrazione può nascere anche per chi vende da fuori Stato: in Texas, per esempio, scatta per i venditori a distanza con ricavi verso il Texas di almeno 500.000 USD nei dodici mesi precedenti. Gli aspetti fiscali sono approfonditi nella pagina sulle tasse negli Stati Uniti.

Ditta individuale o LLC

Una persona può operare come sole proprietorship, l’equivalente più vicino alla ditta individuale: non nasce un soggetto distinto e il titolare risponde personalmente dei debiti dell’attività. La LLC con un solo socio è anch’essa trasparente ai fini delle imposte federali, ma separa il patrimonio della società da quello del socio. Per chi vive in Italia la scelta va valutata insieme a registrazioni statali, banca, dichiarazioni e trattamento fiscale in Italia.

Lavori con partita IVA italiana per clienti americani?

Non sempre è necessario aprire una struttura negli Stati Uniti. Molto dipende da dove si svolge l’attività, da contratti e clienti e dagli eventuali obblighi di ritenuta: il cliente statunitense può chiedere il modulo W-8BEN, con cui la persona fisica estera attesta il proprio status ai fini delle ritenute. Se invece l’attività si svolge negli Stati Uniti o richiede magazzino, personale o vendite locali, va valutata una società con EIN e registrazioni statali.

Errori da evitare

• cercare una “partita IVA americana” o un numero VIES per gli Stati Uniti;
• pagare intermediari credendo di sostenere un costo pubblico per l’EIN;
• considerare l’EIN sufficiente per vendere in tutti gli Stati senza verificare la sales tax;
• confondere ITIN e permesso di lavoro;
• operare come ditta individuale senza valutare responsabilità personale e posizione fiscale in Italia.

Per la scelta della forma e dello Stato consulta la pagina su come aprire una società negli Stati Uniti oppure descrivici il tuo progetto.